Belegpflicht in der Schweiz: Was KMU wirklich aufbewahren müssen

Wer in der Schweiz ein KMU führt, kommt früher oder später in Kontakt mit dem Thema Belegpflicht — spätestens wenn die Steuerverwaltung eine Prüfung ankündigt oder der Treuhänder beim Jahresabschluss nach Unterlagen fragt. Die Regeln sind klar, werden aber im Tagesgeschäft oft schlampig umgesetzt. Dieser Artikel zeigt, welche Belege konkret aufzubewahren sind, wie lange, und welche Fehler sich bei einer Kontrolle rächen.

Was das Gesetz verlangt

Die gesetzliche Grundlage liegt im Obligationenrecht (Art. 957–958 OR) sowie in der Mehrwertsteuer-Gesetzgebung (MWSTG). Beide stellen ähnliche, aber nicht identische Anforderungen.

Gemäss OR sind buchführungspflichtige Unternehmen verpflichtet, alle Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftskorrespondenz und weiteren Unterlagen 10 Jahre lang aufzubewahren — gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres, auf das sie sich beziehen.

Gemäss MWSTG gilt ebenfalls eine Frist von 10 Jahren. Wer MWST-pflichtig ist, muss sämtliche Belege aufbewahren, die für die korrekte Abrechnung relevant sind — inklusive Eingangsrechnungen, auf denen die Vorsteuer geltend gemacht wurde.

Die 10-Jahres-Frist ist also kein Zufall: Sie gilt flächendeckend und lässt kaum Spielraum für kürzere Hausregeln.

Welche Belege konkret aufbewahrt werden müssen

Nicht jedes Dokument fällt automatisch unter die Aufbewahrungspflicht — aber mehr als man denkt. Hier eine Übersicht:

Belegart	Aufbewahrungspflicht	Frist
Ausgangsrechnungen	Ja	10 Jahre
Eingangsrechnungen	Ja	10 Jahre
Kassenbelege / Quittungen	Ja	10 Jahre
Lohnausweise und Lohnlisten	Ja	10 Jahre
Kontoauszüge	Ja	10 Jahre
Verträge (laufend oder abgeschlossen)	Ja	10 Jahre
Lieferscheine	Bedingt (wenn buchungsrelevant)	10 Jahre
Offerten ohne Auftrag	Nein	Keine Pflicht
Interne Notizen ohne Buchungsbezug	Nein	Keine Pflicht

Besonderheit: Privatquittungen und Spesenbelege

Wer Spesen geltend macht, muss jeden einzelnen Beleg vorweisen können — auch wenn es sich um CHF 12.50 für ein Arbeitsessen handelt. Fehlende Spesenquittungen sind einer der häufigsten Kritikpunkte bei Steuerprüfungen kleiner Unternehmen. Elektronische Belege (z.B. ein PDF per E-Mail) sind zulässig, sofern sie unveränderbar gespeichert werden.

Digitale Aufbewahrung: Was gilt?

Das OR erlaubt die digitale Aufbewahrung ausdrücklich, knüpft sie aber an Bedingungen: Die Dokumente müssen jederzeit lesbar, nicht nachträglich veränderbar und auf Verlangen innert nützlicher Frist ausdruckbar sein. Das bedeutet konkret:

• Keine losen PDFs auf dem Desktop, die jederzeit überschrieben werden können.
• Cloud-Lösungen sind in Ordnung, wenn der Anbieter Versionierung und Zugriffsschutz gewährleistet.
• Eingescannte Papierbelege ersetzen das Original, sofern die Qualität ausreicht und das Original nicht gesetzlich zwingend verlangt wird (was selten der Fall ist).

Wer Ausgangsrechnungen digital erstellt, sollte sicherstellen, dass alle versendeten Rechnungen — inklusive Korrekturen und Gutschriften — lückenlos archiviert sind. Gerade bei MWST-pflichtigen Unternehmen ist die vollständige Nachvollziehbarkeit der abgerechneten Sätze (8.1 %, 2.6 % für Lebensmittel, 3.8 % für Beherbergung) entscheidend. Mehr zu den aktuellen Sätzen und Pflichten findest du im Überblick zu MWST Schweiz 2026.

Häufige Fehler bei der Belegaufbewahrung

1. Belege nach Abschluss eines Projekts entsorgen

Viele KMU-Inhaber:innen räumen nach Projektabschluss auf — und vernichten dabei Belege, die noch aufbewahrungspflichtig sind. Die 10-Jahres-Frist läuft ab Ende des Geschäftsjahres, nicht ab Projektabschluss.

2. Nur die ausgedruckte Rechnung aufbewahren, nicht die digitale Originaldatei

Wer Rechnungen per E-Mail versendet oder empfängt, sollte sowohl das PDF als auch — soweit verfügbar — die zugehörige E-Mail archivieren. Bei einer MWST-Kontrolle kann der Nachweis des Sendedatums relevant sein.

3. Kreditkartenabrechnungen als ausreichend betrachten

Eine Kreditkartenabrechnung beweist lediglich, dass eine Zahlung stattgefunden hat — nicht, wofür. Zur Vorsteuerabzugsberechtigung braucht es die originale Eingangsrechnung mit MWST-Ausweis. Kreditkartenbelege allein reichen nicht.

4. Aufbewahrungsfrist bei Umstrukturierungen vergessen

Wenn ein Unternehmen umstrukturiert wird, der Inhaber wechselt oder die Firma aufgelöst wird, erlischt die Aufbewahrungspflicht nicht. Die Unterlagen müssen weiterhin zugänglich sein — dies ist oft eine Überraschung beim Unternehmensverkauf.

5. Lohnausweise nicht vollständig dokumentieren

Lohnausweise für AHV-Abrechnungen und die direkte Bundessteuer müssen ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden. Fehlt ein Jahrgang, kann das nachträglich schwer zu rekonstruieren sein.

Aufbewahrung und der Jahresabschluss

Die Belegpflicht und der Jahresabschluss hängen direkt zusammen: Ohne vollständige Belege lässt sich kein ordentlicher Abschluss erstellen. Treuhänder prüfen bei der Jahresabschluss-Erstellung, ob die Buchungen durch Belege gedeckt sind. Fehlende Dokumente führen zu Rückfragen, Korrekturen und im schlechtesten Fall zu einem nicht testierten Abschluss. Eine strukturierte Belegablage das ganze Jahr hindurch spart beim Jahresabschluss erheblich Zeit — und damit Honorar.

Wer seine Ausgangsrechnungen direkt digital erstellt und archiviert, hat hier einen klaren Vorteil. Mit einem Rechnungsgenerator wie SnapBill werden alle erstellten Rechnungen automatisch gespeichert und können jederzeit heruntergeladen werden.

Aufbewahrung ausgelagerter Unterlagen

Wer die Buchhaltung an einen Treuhänder auslagert, bleibt dennoch selbst verantwortlich für die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten. Der Treuhänder bewahrt die Unterlagen in der Regel im Auftrag auf — doch im Zweifelsfall liegt die Pflicht beim Unternehmen. Es lohnt sich, im Mandatsvertrag explizit zu klären, wer was wie lange aufbewahrt.

Auf einen Blick

• Frist: 10 Jahre ab Ende des betreffenden Geschäftsjahres — für fast alle buchungsrelevanten Unterlagen.
• Gilt für: Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Lohndokumente, Verträge, Spesenbelege.
• Digital erlaubt: Ja, wenn unveränderbar, lesbar und auf Anfrage ausdruckbar.
• Kreditkartenbelege allein: Nicht ausreichend für den Vorsteuerabzug.
• Verantwortung: Liegt immer beim Unternehmen, auch bei Auslagerung an den Treuhänder.
• Häufigster Fehler: Belege nach Projektabschluss entsorgen, bevor die 10 Jahre abgelaufen sind.

Eine vollständige Belegablage kostet wenig Aufwand, wenn sie konsequent von Anfang an geführt wird. Wer wartet, bis die Steuerverwaltung anklopft, zahlt die Ordnung dann doppelt — in Zeit und Nerven.