Akontorechnung bei Auftragsabbruch: Abrechnung in der Schweiz

Ein Auftrag läuft, die Akontorechnung ist bezahlt — und dann bricht der Kunde ab. Mitten im Projekt, ohne fertige Lieferung. Was jetzt? Dieser Fall ist unangenehm, aber häufiger als man denkt. Und er wirft sofort praktische Fragen auf: Wie viel darf man behalten? Was muss man zurückzahlen? Wie sieht die korrekte Schlussabrechnung aus — und was passiert mit der MWST?

Was bedeutet "Auftragsabbruch" rechtlich?

Ein Auftragsabbruch durch den Kunden ist im Schweizer Obligationenrecht (OR) kein einfacher Rücktritt. Bei Werkverträgen (Art. 377 OR) darf der Besteller jederzeit vom Vertrag zurücktreten — muss aber den Unternehmer für die geleistete Arbeit und allfällige Auslagen vollständig entschädigen. Bei Auftragsverhältnissen (Art. 404 OR) gilt ähnliches.

Das bedeutet: Wer als Freelancer oder KMU Arbeit geleistet hat, darf diese fakturieren. Die bereits eingegangene Akontozahlung ist kein Geschenk des Kunden — sie ist eine Vorauszahlung auf eine noch nicht erbrachte Gesamtleistung. Sobald klar ist, dass die Gesamtleistung nicht mehr erbracht wird, muss die Abrechnung angepasst werden.

Schritt für Schritt: So rechnen Sie nach einem Abbruch ab

1. Tatsächlich geleistete Stunden und Auslagen dokumentieren

Bevor Sie irgendeine Zahl auf Papier setzen, brauchen Sie eine saubere Leistungsübersicht:

• Alle geleisteten Arbeitsstunden mit Datum und Tätigkeit
• Bereits bezahlte Drittkosten (z.B. Lizenzgebühren, Material, Reisen)
• Interne Auslagen, die direkt dem Projekt zugeordnet sind

Je besser Ihre Dokumentation, desto weniger Spielraum hat ein Kunde, die Rechnung anzufechten.

2. Betrag der erbrachten Leistung berechnen

Vergleichen Sie den Gesamtauftragswert mit dem, was effektiv abgerechnet werden kann. Beispiel:

Position	Betrag (CHF)
Vereinbarter Auftragswert (netto)	12'000.00
Bereits empfangene Akontozahlung (inkl. MWST 8.1%)	5'400.00
Tatsächlich erbrachte Leistung (netto)	3'800.00
MWST 8.1% auf erbrachte Leistung	307.80
Abzurechnen total	4'107.80
Rückzahlung an Kunden	1'292.20

In diesem Beispiel haben Sie CHF 5'400.00 erhalten, dürfen aber nur CHF 4'107.80 behalten. Die Differenz von CHF 1'292.20 geht zurück.

3. Schlussrechnung mit Verrechnung ausstellen

Stellen Sie eine Schlussrechnung aus, die klar zeigt:

• Den Wert der erbrachten Teilleistung (mit MWST-Ausweis)
• Die bereits erhaltene Akontozahlung als Abzug
• Den verbleibenden Saldo — entweder zugunsten des Kunden (Rückzahlung) oder zugunsten von Ihnen (Nachzahlung)

Dieser Schritt ist entscheidend: Ohne Schlussrechnung haben Sie buchhalterisch eine offene Verbindlichkeit stehen. Die reine Akontorechnung ist kein Abschluss des Geschäftsvorfalls.

Wenn Sie unsicher sind, welche Pflichtangaben auf diese Schlussrechnung gehören, hilft die Übersicht zur Rechnungsvorlage Schweiz mit allen Pflichtfeldern weiter.

4. MWST korrekt behandeln

Die MWST-Behandlung ist der häufigste Stolperstein. Bei der Akontorechnung haben Sie in der Regel die MWST bereits deklariert und an die ESTV abgeführt (bei der effektiven Methode). Wenn Sie nun weniger abrechnen als empfangen, müssen Sie die MWST-Korrektur vornehmen.

Konkret: Der Rückzahlungsbetrag an den Kunden enthält anteilig MWST, die Sie in der nächsten MWST-Abrechnung als Vorzeichenkorrektur (Gutschrift) einbuchen. Führen Sie dazu am besten eine separate Gutschrift aus, die die ursprüngliche Akontorechnung teilweise storniert. Wie MWST auf Akontorechnungen generell korrekt gebucht und abgerechnet wird, ist ein Thema für sich — einen guten Einstieg dazu bietet der Pillar-Artikel zu MWST Schweiz 2026 mit allen Sätzen und Sonderregeln.

5. Rückzahlung dokumentieren und quittieren

Zahlen Sie den Differenzbetrag zurück, bevor der Kunde mahnt. Halten Sie die Zahlung schriftlich fest: Überweisung mit Verwendungszweck, Bestätigung per E-Mail. So haben Sie den Vorgang sauber abgeschlossen.

Was tun, wenn der Kunde mehr zurückverlangt, als Sie schulden?

Manchmal versuchen Kunden, bei einem Abbruch die gesamte Akontozahlung zurückzufordern — auch wenn Sie bereits substantiell gearbeitet haben. In diesem Fall gilt:

• Stellen Sie Ihre Leistungsübersicht sofort bereit (Stundennachweise, E-Mails, Deliverables)
• Verweisen Sie auf Art. 377 OR: Der Rücktritt des Bestellers entbindet ihn nicht von der Entschädigungspflicht
• Bezahlen Sie nur zurück, was Sie effektiv nicht erarbeitet haben

Falls der Kunde trotzdem nicht zahlt oder auf Rückzahlung des vollen Betrags besteht, greift das normale Mahnwesen. Der Artikel zum Mahnwesen in der Schweiz — vom Erinnerungs-E-Mail bis zur Betreibung zeigt, wie Sie dabei strukturiert vorgehen.

Häufige Fehler beim Auftragsabbruch

Keine Schlussrechnung ausstellen: Wer nur die Akontorechnung stehen lässt und einfach nichts mehr tut, hat einen offenen Posten in der Buchhaltung und kann im schlimmsten Fall auf den Differenzbetrag hängen bleiben.

MWST vergessen zu korrigieren: Die MWST auf den nicht erbrachten Teil wurde zu Unrecht abgeführt. Ohne Korrektur zahlen Sie zu viel.

Leistungsnachweis nachträglich nicht mehr rekonstruierbar: Ohne lückenlose Zeiterfassung wird es schwierig, vor dem Kunden oder gar einem Gericht zu belegen, wie viel Arbeit Sie tatsächlich geleistet haben.

Rückzahlung ohne Beleg: Überweisen Sie nicht kommentarlos. Halten Sie fest, dass es sich um eine teilweise Rückerstattung der Akontozahlung handelt.

Auf einen Blick

• Bei Auftragsabbruch durch den Kunden haben Sie Anspruch auf Entschädigung der geleisteten Arbeit (Art. 377 OR)
• Vergleichen Sie geleistete Leistung mit empfangener Akontozahlung — die Differenz ist zurückzuzahlen oder nachzufordern
• Stellen Sie immer eine Schlussrechnung mit Verrechnung aus, auch wenn der Saldo zugunsten des Kunden geht
• Korrigieren Sie die MWST auf den nicht erbrachten Teil in der nächsten Abrechnung
• Dokumentieren Sie alles schriftlich: Leistungsnachweis, Schlussrechnung, Rücküberweisung

Mit einer klaren Schlussrechnung können Sie den Auftrag buchhalterisch sauber abschliessen — und müssen sich nicht auf ein Bauchgefühl verlassen, wenn der Kunde Fragen stellt.