Akontorechnung & Schlussrechnung: Differenzen korrekt abrechnen

Wer mit Anzahlungen oder Teilzahlungen arbeitet, stellt früher oder später fest: Das grösste Problem ist nicht das Ausstellen der ersten Rechnung, sondern das saubere Verknüpfen von Akontorechnung und Schlussrechnung. Ein falsch angesetzter Betrag, eine vergessene MWST-Zeile oder ein fehlender Verweis auf die Vorauszahlung – und schon stimmt die Buchhaltung auf beiden Seiten nicht mehr. Dieser Artikel zeigt, wie Sie die Differenz zwischen Anzahlung und Schlussrechnung in der Schweiz korrekt abrechnen.

Warum die Schlussrechnung so oft Fehler enthält

Bei Anzahlungen laufen zwei buchhalterische Bewegungen parallel: die Vorauszahlung des Kunden und die eigentliche Leistungserbringung. Viele Rechnungssteller ziehen einfach den Anzahlungsbetrag vom Gesamtbetrag ab – ohne die MWST separat auszuweisen oder den Bezug zur Akontorechnung herzustellen.

Das führt zu drei typischen Problemen:

• MWST-Fehler: Die Steuer wird auf dem Differenzbetrag statt auf dem Gesamtbetrag berechnet.
• Fehlender Verweis: Die Schlussrechnung nennt die ursprüngliche Akontorechnung nicht, was die Nachvollziehbarkeit erschwert.
• Falsche Verbuchung: Beim Kunden landet die Anzahlung auf einem falschen Konto, weil die Zuordnung fehlt.

Das korrekte Aufbauschema: Schritt für Schritt

1. Akontorechnung ausstellen

Die Akontorechnung (auch Anzahlungsrechnung genannt) ist eine vollwertige Rechnung mit allen Pflichtangaben. Sie enthält:

• Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschrieb
• Den vereinbarten Anzahlungsbetrag in CHF
• MWST-Ausweis auf den Anzahlungsbetrag (z. B. 8.1 % auf CHF 5'000 = CHF 405)
• Den Vermerk, dass es sich um eine Anzahlung handelt (z. B. «Anzahlung gemäss Auftrag vom…»)

Die Akontorechnung begründet eine Steuerpflicht zum Zeitpunkt des Geldeingangs, nicht erst bei Leistungsabschluss. Das ist besonders relevant für die MWST-Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten.

2. Schlussrechnung korrekt aufbauen

Die Schlussrechnung weist den Gesamtauftragswert aus und zieht die bereits bezahlten Akontorechnungen ab. Das Schema sieht so aus:

Position	Betrag (exkl. MWST)
Gesamtleistung gemäss Auftrag	CHF 20'000.00
./. Anzahlung vom 15.03.2026 (Rg.-Nr. 2026-011)	CHF −5'000.00
Noch offener Betrag	CHF 15'000.00
MWST 8.1 % auf CHF 15'000	CHF 1'215.00
Zu zahlender Restbetrag	CHF 16'215.00

Wichtig: Die Verknüpfung funktioniert nur, wenn die MWST auf der Schlussrechnung so ausgewiesen wird, dass sie zum bereits versteuerten Akontobetrag passt. Wurde auf der Akontorechnung bereits MWST abgeführt, darf dieselbe Leistung auf der Schlussrechnung nicht nochmals vollständig besteuert werden.

3. Mehrere Akontorechnungen

Bei grösseren Projekten gibt es oft zwei oder drei Teilzahlungen vor der Schlussrechnung. In diesem Fall führen Sie alle Akontorechnungen einzeln auf – mit Rechnungsnummer, Datum und Betrag. Die MWST-Zeile in der Schlussrechnung bezieht sich dann auf den noch nicht versteuerten Restbetrag.

MWST: Vereinbarte vs. vereinnahmte Entgelte

Die Methode, nach der Sie Ihre MWST abrechnen, beeinflusst, wann die Steuer auf Anzahlungen fällig wird.

Vereinnahmte Entgelte (Ist-Methode): Die MWST wird fällig, sobald die Zahlung eingeht. Eine Akontozahlung löst also sofort eine MWST-Pflicht aus. Das ist die häufigere Methode bei kleineren KMU und Freelancern.

Vereinbarte Entgelte (Soll-Methode): Die MWST wird fällig, sobald die Rechnung ausgestellt wird – unabhängig vom Zahlungseingang.

Wenn Sie unsicher sind, welche Methode für Sie gilt oder ob ein Wechsel sinnvoll wäre, lohnt sich ein Blick auf die MWST-Grundlagen für die Schweiz 2026, die beide Methoden vergleicht.

Buchhaltung beim Leistungserbringer

Aus Sicht der Buchhaltung läuft eine Anzahlung über ein Transitkonto:

1. Eingang der Anzahlung: Debit Flüssige Mittel / Kredit Erhaltene Anzahlungen (Verbindlichkeit)
2. Leistungserbringung: Debit Erhaltene Anzahlungen / Kredit Ertrag
3. Schlussrechnung: Nur der Restbetrag wird als Forderung verbucht

Dieses Schema verhindert, dass Anzahlungen direkt als Ertrag verbucht werden, bevor die Leistung erbracht ist – ein häufiger Fehler, der den Jahresabschluss verzerrt.

Was auf die Schlussrechnung gehört: Checkliste

Bevor Sie die Schlussrechnung versenden, prüfen Sie diese Punkte:

• Alle Pflichtangaben vorhanden (Rechnungsnummer, Datum, Adresse, UID, MWST-Satz)
• Verweis auf jede Akontorechnung mit Nummer und Datum
• Gesamtbetrag klar ausgewiesen, bevor Abzüge folgen
• MWST nur auf dem noch nicht versteuerten Restbetrag berechnet
• QR-IBAN oder IBAN korrekt eingetragen, Betrag stimmt mit Restschuld überein
• Zahlungsziel klar definiert

Wer Rechnungen direkt im Browser erstellt, kann diese Struktur mit der SnapBill App abbilden, die Anzahlungen als separate Position unterstützt und den offenen Restbetrag automatisch berechnet.

Häufiger Sonderfall: Anzahlung übersteigt den Schlussrechnungsbetrag

Wenn ein Projekt günstiger ausgeführt wird als geplant, kann es vorkommen, dass die Anzahlungen zusammen den tatsächlichen Auftragswert übersteigen. In diesem Fall stellen Sie eine Gutschrift aus – keine neue Rechnung. Die Gutschrift bezieht sich auf die Akontorechnung, nennt den Überschussbetrag und weist die MWST entsprechend aus. Ohne Gutschrift haben Sie buchhalterisch eine offene Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden, die in keiner Rechnung gedeckt ist.

Auf einen Blick

• Die Schlussrechnung weist immer den Gesamtauftragswert aus und zieht Akontorechnungen als eigene Positionen ab.
• MWST wird auf der Schlussrechnung nur auf den noch nicht versteuerten Restbetrag berechnet.
• Jede Akontorechnung muss auf der Schlussrechnung mit Nummer und Datum referenziert sein.
• Anzahlungen gehören buchhaltungstechnisch auf ein Transitkonto, nicht direkt in den Ertrag.
• Wird weniger geleistet als anzahlt, schliesst eine Gutschrift den Fall korrekt ab.
• Der vollständige Rechnungsaufbau mit allen Pflichtfeldern ist im Leitfaden zu Rechnungsvorlagen und Pflichtfeldern beschrieben.

Mit einer klar strukturierten Schlussrechnung vermeiden Sie Rückfragen vom Kunden, vereinfachen die Verbuchung auf beiden Seiten und stellen sicher, dass Ihre MWST-Abrechnung stimmt – ohne nachträgliche Korrekturen.