Akontorechnung erhalten: Buchung beim Empfänger Schritt für Schritt

Wer eine Akontorechnung ausstellt, denkt selten daran, wie es auf der anderen Seite aussieht. Dabei entstehen beim Empfänger einer Anzahlung genauso Buchungsfragen: Ist die Zahlung ein Aufwand? Ein Aktivposten? Wie verhält es sich mit der Vorsteuer? Dieser Artikel erklärt, wie KMU eine erhaltene Akontorechnung buchhalterisch korrekt behandeln — von der ersten Zahlung bis zur Schlussrechnung.

Was ist eine erhaltene Akontorechnung buchhalterisch?

Eine Akontorechnung, die Sie als Auftraggeber erhalten, ist zunächst keine endgültige Leistungsabrechnung, sondern eine Vorauszahlung für noch nicht vollständig erbrachte Leistungen. Das hat buchhalterische Konsequenzen:

• Die Zahlung ist kein sofortiger Aufwand, sondern ein Aktiva-Posten (Anzahlungen an Lieferanten / Vorauszahlungen).
• Erst wenn die Leistung erbracht und die Schlussrechnung vorhanden ist, wird der Betrag in den entsprechenden Aufwandskonto umgebucht.
• Die MWST-Behandlung hängt davon ab, ob die Gegenseite MWST ausweist und ob Sie selbst vorsteuerabzugsberechtigt sind.

Wer mit dem Kontenplan Swiss GAAP FER oder dem einfachen KMU-Kontenrahmen (KMU-Kontenplan nach Käfer) arbeitet, bucht die Vorauszahlung typischerweise auf Konto 1500 "Vorauszahlungen an Lieferanten" oder ähnlich.

Schritt-für-Schritt: So buchen Sie als Empfänger

Schritt 1: Akontorechnung erhalten und prüfen

Bevor Sie buchen, prüfen Sie die Rechnung auf formale Richtigkeit. Für die MWST-Rückforderung benötigen Sie eine konforme Rechnung mit MWST-Nummer der Gegenseite, dem ausgewiesenen Steuerbetrag sowie Leistungsbeschrieb. Ohne diese Angaben können Sie die Vorsteuer nicht geltend machen. Was auf einer Rechnung zwingend stehen muss, erklärt die Rechnungsvorlage Schweiz — alle Pflichtfelder auf einer Seite ausführlich.

Schritt 2: Zahlung buchen

Beim Bezahlen der Akontorechnung buchen Sie:

Soll	Haben	Betrag
1500 Vorauszahlung an Lieferanten (netto)	—	CHF X
1170 Vorsteuer MWST	—	CHF Y
—	1020 Bank	CHF X + Y

Beispiel: Sie erhalten eine Akontorechnung über CHF 5'000 zzgl. 8.1% MWST (= CHF 405). Sie zahlen total CHF 5'405.

• Soll 1500: CHF 5'000
• Soll 1170: CHF 405
• Haben 1020: CHF 5'405

Schritt 3: Leistung erfolgt — Schlussrechnung eintrifft

Sobald die Gesamtleistung erbracht ist und Sie die Schlussrechnung erhalten, verrechnen Sie die Vorauszahlung:

Soll	Haben
Aufwandskonto (z. B. 4000 Materialaufwand)	1500 Vorauszahlung an Lieferanten
1170 Vorsteuer (Restbetrag)	1020 Bank (Restzahlung)

Die Vorauszahlungsposition wird aufgelöst, der Gesamtaufwand landet im richtigen Aufwandskonto.

Schritt 4: Jahresabschluss mit offener Vorauszahlung

Liegt am Bilanzstichtag noch keine Schlussrechnung vor, bleibt der Betrag auf Konto 1500 stehen. Er erscheint in der Bilanz als kurzfristiger Vermögensgegenstand — also als Forderung gegenüber dem Lieferanten auf die noch zu erbringende Leistung. Das ist korrekt und gewollt.

MWST beim Empfänger: Drei häufige Fehler

Fehler 1: Vorsteuer sofort geltend machen, obwohl keine MWST-konforme Rechnung vorliegt.
Ohne ausgewiesene MWST-Nummer und korrekte Angaben darf die Vorsteuer nicht abgezogen werden. Lassen Sie eine konforme Rechnung nachliefern.

Fehler 2: Den Akontobetrag direkt als Aufwand buchen.
Eine Anzahlung ist noch kein Aufwand. Wenn die Leistung nicht oder nur teilweise erbracht wird, müssten Sie die Buchung wieder rückgängig machen — unnötige Arbeit.

Fehler 3: Doppelte Vorsteuer bei der Schlussrechnung.
Wenn die Schlussrechnung den vollen Betrag inklusive bereits bezahlter Akonto-Positionen ausweist, dürfen Sie die Vorsteuer nur auf den verbleibenden Restbetrag geltend machen, nicht nochmals auf den Akontoanteil.

Besonderheit: Akontorechnung ohne MWST-Ausweis

Selbständigerwerbende und Kleinstunternehmen unterhalb der MWST-Pflichtgrenze (CHF 100'000 Jahresumsatz) stellen Rechnungen ohne MWST aus. In diesem Fall buchen Sie den vollen Rechnungsbetrag als Vorauszahlung — ohne Vorsteuerposition. Das ist buchhalterisch einfacher, aber Sie müssen sicherstellen, dass keine MWST auf der Rechnung steht. Steht doch eine MWST drauf, ohne dass der Aussteller steuerpflichtig ist, liegt ein formaler Fehler vor.

Wann lohnt sich ein separates Hilfskonto?

Bei grossen Projekten mit mehreren Akontozahlungen empfiehlt sich ein Hilfskonto pro Lieferant oder Projekt (z. B. 1500.1, 1500.2). Das erleichtert die Übersicht und verhindert, dass Vorauszahlungen an verschiedene Lieferanten vermischt werden. Ihr Treuhänder kann Ihnen dafür passende Unterkonten im Kontenplan einrichten.

Akontorechnung empfangen und per QR-Rechnung bezahlen

Viele Lieferanten in der Schweiz stellen Akontorechnungen heute mit QR-Code aus. Wenn Sie die Zahlung per E-Banking auslösen, liest das System die Zahlungsinformationen direkt aus dem QR-Code — IBAN, Betrag und Referenznummer. Für den Lieferanten vereinfacht das die Abstimmung, weil die Referenznummer eindeutig dem offenen Posten zugeordnet werden kann. Wie eine solche QR-Rechnung technisch aufgebaut ist, zeigt der Leitfaden QR-Rechnung erstellen in der Schweiz — Schritt für Schritt.

Falls Sie selbst Akontorechnungen mit QR-Code ausstellen möchten, können Sie diese direkt mit der SnapBill App erstellen — inklusive QR-IBAN und korrektem MWST-Ausweis.

Auf einen Blick

• Eine erhaltene Akontorechnung ist kein sofortiger Aufwand, sondern eine Vorauszahlung (Aktivkonto 1500).
• Die Vorsteuer wird erst geltend gemacht, wenn eine MWST-konforme Rechnung vorliegt.
• Bei Erhalt der Schlussrechnung wird das Vorauszahlungskonto aufgelöst und der Aufwand korrekt erfasst.
• Offene Vorauszahlungen per Bilanzstichtag bleiben als kurzfristiger Vermögensgegenstand in der Bilanz.
• Doppelte Vorsteuerabzüge bei der Schlussrechnung sind ein klassischer Fehler — nur auf den Restbetrag achten.
• Bei mehreren Akontotranchen: Unterkonten pro Projekt oder Lieferant führen.

Wer diese Punkte konsequent umsetzt, vermeidet Korrekturbuchungen und hat eine saubere Basis für den Jahresabschluss — ohne böse Überraschungen beim Treuhänder.