Zahlungsfrist auf Freelancer-Rechnungen: Was wirklich gilt

Wer als Freelancer in der Schweiz Rechnungen stellt, stolpert früher oder später über dieselbe Frage: Wie lange soll ich dem Kunden Zeit geben? Und was passiert, wenn die Frist trotzdem verstreicht? Die Antworten sind weniger kompliziert als befürchtet — aber es gibt ein paar Details, die viele falsch machen.

Was das Gesetz sagt — und was es offenlässt

Das Schweizerische Obligationenrecht (OR) kennt keine gesetzlich fixierte Standard-Zahlungsfrist. Steht auf Ihrer Rechnung keine Frist, gilt der Schuldner laut Art. 102 OR erst dann als säumig, wenn er gemahnt wird. Das bedeutet konkret: Wer keine Zahlungsfrist auf der Rechnung angibt, muss zuerst eine Mahnung schicken, bevor überhaupt Verzugszinsen laufen können.

Das ist für Freelancer ungünstig. Eine klare Frist auf der Rechnung — etwa «zahlbar innert 30 Tagen» — löst den Verzug automatisch aus, sobald das Datum überschritten ist. Keine Mahnung nötig, Verzugszinsen laufen ab dem Folgetag.

Die richtige Frist wählen

Es gibt keine universell korrekte Frist, aber folgende Faustregeln funktionieren im Schweizer Alltag:

Situation	Empfohlene Frist
Stammkunde, gute Zahlungshistorie	30 Tage
Neukunde oder Erstkontakt	10–20 Tage
Kleinstbetrag (unter CHF 200)	10 Tage
Öffentliche Hand / Grosskonzern	30 Tage (häufig vertraglich vorgegeben)
Schlussrechnung nach Projektende	20–30 Tage

Fristen unter 10 Tagen kommen selten gut an und führen zu Reibungen. Fristen über 60 Tage schwächen Ihren Cashflow unnötig — ausser der Kunde hat dies ausdrücklich ausgehandelt und zahlt dafür einen Aufschlag.

Wo die Frist auf der Rechnung steht

Die Zahlungsfrist gehört klar und gut lesbar auf die Rechnung. Üblich sind zwei Varianten:

• Relative Angabe: «Zahlbar innert 30 Tagen ab Rechnungsdatum»
• Absolutes Datum: «Zahlbar bis 15. Oktober 2026»

Beide sind rechtlich gleichwertig. Das absolute Datum lässt dem Kunden keinen Interpretationsspielraum und verhindert Ausreden à la «ab wann genau?». Bei QR-Rechnungen wird das Fälligkeitsdatum im QR-Code kodiert und erscheint im E-Banking des Empfängers direkt als Erinnerung — ein praktischer Vorteil gegenüber reinen Überweisungsformularen. Wie Sie eine solche Rechnung technisch korrekt aufsetzen, zeigt der Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur QR-Rechnung in der Schweiz.

Skonto als Anreiz — lohnt es sich?

Manche Freelancer bieten Skonto an: «2 % Skonto bei Zahlung innert 10 Tagen». Das klingt grosszügig, hat aber einen Haken. Bei einem Tagessatz von CHF 1 200 und einer Rechnung über CHF 4 800 entsprechen 2 % genau CHF 96 — Geld, das Sie verschenken, obwohl der Kunde sowieso gezahlt hätte.

Skonto lohnt sich vor allem dann, wenn Sie einen nachweisbaren Liquiditätsengpass haben oder wenn der Kunde erfahrungsgemäss sehr langsam zahlt und der Frühzahlungsanreiz wirklich eine Verhaltensänderung auslöst. Für die meisten Freelancer ist ein klar kommuniziertes Mahnwesen die bessere Strategie.

Was tun, wenn die Frist verstreicht?

Hier unterschätzen viele Freelancer ihren eigenen Handlungsspielraum. Der übliche Ablauf in der Schweiz:

1. Zahlungserinnerung (per E-Mail, freundlich, ohne Kosten) — etwa 3–5 Tage nach Fristablauf
2. Erste Mahnung mit Frist von 10–14 Tagen und Androhung von Verzugszinsen (5 % p. a. gemäss OR, falls nichts anderes vereinbart)
3. Zweite Mahnung mit ausdrücklichem Hinweis auf Betreibung
4. Betreibung via Betreibungsamt — möglich ab dem ersten Tag des Verzugs, also bereits nach Schritt 1

Den vollständigen Ablauf vom ersten Erinnerungs-E-Mail bis zur Betreibung erklärt der Praxisleitfaden zum Mahnwesen in der Schweiz ausführlich.

Mahngebühren: Ja oder Nein?

Freelancer dürfen Mahngebühren verlangen, wenn dies in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder im Vertrag festgehalten ist. Ohne diese Grundlage haben Sie keinen gesetzlichen Anspruch auf Gebühren — nur auf Verzugszinsen und nachweisbare Inkassokosten.

Wenn Sie regelmässig mahnen müssen, ist das ein Signal, Ihre Konditionen zu überdenken: höhere Anzahlung verlangen, kürzere Fristen setzen oder Stammkunden mit schlechter Zahlungsmoral aussortieren.

Zahlungsfrist und MWST: Timing beachten

Für MWST-pflichtige Freelancer (Jahresumsatz über CHF 100 000) hat das Fälligkeitsdatum noch eine buchhaltungsrelevante Seite. Wer nach vereinbarten Entgelten abrechnet (das ist der Regelfall), schuldet die MWST in dem Abrechnungsquartal, in dem die Leistung fakturiert wird — unabhängig davon, wann der Kunde zahlt.

Eine lange Zahlungsfrist bedeutet also: Sie müssen die MWST eventuell vorfinanzieren, bevor das Geld eingegangen ist. Wer nach vereinnahmten Entgelten abrechnet (nur auf Antrag möglich), vermeidet dieses Problem, hat aber andere buchhalterische Einschränkungen. Details zu beiden Methoden finden sich im Artikel zu MWST-Grundlagen und Sonderregeln für 2026.

Zahlungskonditionen im Angebot regeln — nicht erst auf der Rechnung

Der beste Zeitpunkt, über Zahlungsfristen zu sprechen, ist vor der Auftragserteilung. Halten Sie im Angebot oder Vertrag fest:

• Zahlungsfrist in Tagen
• Ob eine Anzahlung fällig ist und wann
• Allfällige Mahngebühren oder Verzugszinsen
• Bevorzugte Zahlungsart (QR-Rechnung, eBill, Überweisung)

Was im Vertrag steht, gilt. Was nur auf der Rechnung steht und nie besprochen wurde, kann im Streitfall angefochten werden — besonders bei länger laufenden Projekten.

Auf einen Blick

• Ohne Zahlungsfrist auf der Rechnung braucht es eine Mahnung, bevor Verzug eintritt.
• «Zahlbar bis [Datum]» ist die präziseste Formulierung.
• 20–30 Tage sind für Schweizer Freelancer die praxistaugliche Standardspanne.
• Skonto lohnt sich nur bei echtem Liquiditätsbedarf oder nachweislich schlechten Zahlern.
• MWST-pflichtige Freelancer müssen die Steuer auch dann abliefern, wenn die Rechnung noch offen ist (Methode nach vereinbarten Entgelten).
• Zahlungskonditionen gehören in den Vertrag, nicht erst auf die Rechnung.

Wer Rechnungen mit korrektem Fälligkeitsdatum und QR-Code in wenigen Minuten erstellen möchte, findet in der SnapBill App eine passende Lösung für den Schweizer Alltag.