Rechnungsvorlage Schweiz: 9 Pflichtangaben, die jede Rechnung braucht

Ob Einzelunternehmer, Handwerksbetrieb oder Dienstleistungs-GmbH — eine Rechnung, der Pflichtangaben fehlen, ist im schlimmsten Fall nicht buchhalterisch anerkannt oder löst beim Empfänger einen Mahnprozess aus, weil dieser die Zahlung verweigert. Wer auf SnapBill eine Rechnung erstellt, bekommt die Struktur vorgegeben — aber zu wissen, warum jedes Feld existiert, hilft beim Ausfüllen ohne Fehler.

Was macht eine Rechnung rechtsgültig?

Das Schweizer Obligationenrecht (OR) und das Mehrwertsteuergesetz (MWST-Gesetz) definieren gemeinsam, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Für MWST-pflichtige Unternehmen sind die Anforderungen strenger, weil der Empfänger die ausgewiesene Steuer als Vorsteuer abziehen möchte — das Steueramt prüft genau, ob alle Felder korrekt besetzt sind.

Für Unternehmen, die noch unter der Umsatzgrenze von CHF 100 000 liegen und deshalb nicht MWST-pflichtig sind, gilt eine schlankere Anforderungsliste. Trotzdem lohnt es sich, von Anfang an professionell aufzutreten und alle sinnvollen Felder zu befüllen.

Die 9 Pflichtangaben im Detail

1. Name und Adresse des Rechnungsstellers

Vollständiger Firmenname gemäss Handelsregister oder, bei Einzelpersonen, Vor- und Nachname plus Adresse. Eine Postfach-Adresse allein reicht nicht — die physische Adresse muss erkennbar sein.

2. Name und Adresse des Empfängers

Auch hier: vollständiger Name, Strasse, PLZ, Ort. Bei Firmenkunden sollte die Rechnungsadresse explizit abgefragt werden, da Haupt- und Rechnungsadresse oft abweichen.

3. Datum der Rechnung

Das Ausstellungsdatum bestimmt, in welche MWST-Abrechnungsperiode die Rechnung fällt und ab wann das Zahlungsziel zu laufen beginnt. Viele Buchhaltungsprogramme buchen nach Rechnungsdatum — deshalb darf es nie fehlen.

4. Eindeutige Rechnungsnummer

Die Nummer muss fortlaufend und einmalig sein. Lücken in der Nummerierung sind zwar nicht verboten, können aber bei einer Steuerprüfung zu Rückfragen führen. Üblich ist ein Schema wie 2026-0042 oder INV-2026-042.

5. Leistungs- oder Lieferdatum

Das Datum, an dem die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde, ist vom Rechnungsdatum zu trennen. Bei Dienstleistungen über mehrere Wochen empfiehlt sich die Angabe eines Zeitraums (z. B. «Juni 2026»). Fehlt diese Angabe, kann die Vorsteuer beim Empfänger verweigert werden.

6. Beschreibung der Leistung oder Ware

Die Beschreibung muss so präzise sein, dass ein Dritter — etwa ein Revisor oder Treuhänder — erkennt, was geliefert wurde. «Beratungsleistungen» allein ist zu vage; besser: «Strategieberatung Digitalisierung, 8 h à CHF 180».

7. Betrag und angewendeter MWST-Satz

Wer MWST-pflichtig ist, muss den Nettobetrag, den angewendeten Steuersatz und den Steuerbetrag separat ausweisen. Die gültigen Sätze 2026:

Steuersatz	Anwendungsbereich
8,1 %	Normalsteuersatz (Regelfall)
2,6 %	Sondersatz Beherbergung
3,8 %	Reduzierter Satz (Lebensmittel, Bücher, Medikamente u. a.)

Werden Leistungen mit unterschiedlichen Sätzen fakturiert, sind diese auf der Rechnung getrennt aufzuführen. Mehr zu den Sonderfällen und wann welcher Satz gilt, erklärt der Überblick zu MWST-Sätzen und Pflichten in der Schweiz.

8. MWST-Nummer des Rechnungsstellers

Nur MWST-pflichtige Unternehmen dürfen MWST ausweisen. Die Nummer hat das Format CHE-123.456.789 MWST. Wer nicht eingetragen ist und trotzdem Steuer ausweist, schuldet sie dem Bund — ohne dass der Empfänger sie abziehen kann.

9. Zahlungsdetails (IBAN oder QR-IBAN)

Seit der Ablösung des Einzahlungsscheins ist die QR-Rechnung mit QR-IBAN der Standard in der Schweiz. Die QR-IBAN beginnt mit QR statt mit CH und ist mit einem Schweizer Konto verknüpft. Wer noch eine klassische IBAN ohne QR-Code verwendet, kann das tun — empfehlenswert ist aber der Umstieg, da viele Buchhaltungsprogramme der Empfänger den QR-Code automatisch einlesen. Wie die QR-Rechnung korrekt aufgebaut wird, erklärt der Leitfaden zur QR-Rechnung Schritt für Schritt.

Optionale, aber sinnvolle Felder

Pflichtangaben sind das Minimum — eine professionelle Rechnung enthält zusätzlich:

• Zahlungsfrist: z. B. «Zahlbar bis 30. Juli 2026». Ohne explizites Datum gilt OR-Verzug erst nach Mahnung.
• Skonto-Konditionen: «2 % Skonto bei Zahlung innert 10 Tagen» fördert schnellere Zahlungseingänge.
• Referenznummer: Vor allem für Firmen mit vielen Eingangsrechnungen hilfreich bei der Zuordnung.
• eBill-Hinweis: Wer eBill-fähig ist, kann das auf der Rechnung vermerken — das beschleunigt die Verarbeitung bei grossen Firmenkunden.

Häufige Fehler, die zur Ablehnung führen

Kein Leistungsdatum. Das ist der häufigste Grund, warum Empfänger die Vorsteuer nicht geltend machen können. Wer Freelancer ist oder projektbasiert arbeitet, sollte den Leistungszeitraum immer angeben.

Falscher MWST-Satz. Ein Coiffeur, der 8,1 % statt 3,8 % auf Pflegeprodukte verrechnet, verursacht einen Korrekturbedarf beim Empfänger. Im Zweifel beim Treuhänder nachfragen.

Fehlende oder falsche MWST-Nummer. Wer die Nummer des Partners oder der Konkurrenz einsetzt (kommt vor), macht sich strafbar.

Unklare Leistungsbeschreibung. «Diverses» oder «Arbeit laut Absprache» reicht nicht. Ausreichende Detailtiefe schützt auch im Streitfall.

Wer sichergehen will, dass alle Felder vollständig sind, kann direkt mit dem Rechnungseditor von SnapBill eine konforme Rechnung erstellen — die Struktur entspricht den gesetzlichen Anforderungen und erzeugt auf Wunsch automatisch einen QR-Code.

Auf einen Blick

• 9 Pflichtangaben decken OR und MWST-Gesetz ab: Steller, Empfänger, Datum, Nummer, Leistungsdatum, Beschreibung, Betrag + Steuersatz, MWST-Nummer, Zahlungsdetails.
• MWST-Sätze 2026: 8,1 % / 3,8 % / 2,6 % — je nach Leistungsart getrennt ausweisen.
• QR-IBAN ist heute der Standard; bei gemischten Rechnungen beide Angaben prüfen.
• Optionale Felder wie Zahlungsfrist und Skonto erhöhen die Professionalität und beschleunigen den Geldeingang.
• Fehlendes Leistungsdatum ist der häufigste Grund für die Verweigerung des Vorsteuerabzugs beim Empfänger.