Obligation de conservation en Suisse : Ce que les PME doivent vraiment garder

Qui dirige une PME en Suisse finit tôt ou tard par se poser la question de l'obligation de conservation des documents — au plus tard quand l'administration fiscale annonce un contrôle ou que l'expert-comptable demande les justificatifs lors de la clôture d'exercice. Les règles sont claires, mais dans la pratique quotidienne, on les applique souvent de manière négligente. Cet article explique quels documents conserver concrètement, pendant combien de temps, et quelles erreurs reviennent cher lors d'une vérification.

Ce que la loi exige

Le fondement légal se trouve dans le Code des obligations (art. 957–958 CO) ainsi que dans la législation sur la TVA (LTVA). Les deux imposent des exigences similaires, mais non identiques.

Selon le CO, les entreprises tenues de tenir une comptabilité sont obligées de conserver tous les livres comptables, les pièces justificatives, la correspondance commerciale et autres documents 10 ans — à compter de la fin de l'exercice comptable auquel ils se rapportent.

Selon la LTVA, le délai est également de 10 ans. Les assujettis à la TVA doivent conserver tous les documents pertinents pour la facturation correcte — y compris les factures d'achat sur lesquelles la TVA déductible a été déduite.

Le délai de 10 ans n'est donc pas un hasard : il s'applique de manière uniforme et ne laisse pratiquement aucune marge pour des règles maison plus courtes.

Quels documents doivent être conservés

Tous les documents ne sont pas automatiquement soumis à l'obligation de conservation — mais plus qu'on ne le pense. Voici un aperçu :

Type de document	Obligation de conservation	Délai
Factures émises	Oui	10 ans
Factures reçues	Oui	10 ans
Reçus / Quittances	Oui	10 ans
Bulletins et listes de paie	Oui	10 ans
Relevés de compte	Oui	10 ans
Contrats (en cours ou terminés)	Oui	10 ans
Bons de livraison	Conditionnel (si pertinent pour la comptabilité)	10 ans
Devis non transformés en commande	Non	Aucune obligation
Notes internes sans lien comptable	Non	Aucune obligation

Particularité : Quittances privées et justificatifs de frais

Celui qui déduit des frais doit pouvoir présenter chaque justificatif — même s'il s'agit de CHF 12.50 pour un repas professionnel. L'absence de reçus de frais est l'un des reproches les plus courants lors de contrôles fiscaux dans les petites entreprises. Les documents électroniques (par exemple un PDF reçu par e-mail) sont autorisés tant qu'ils sont stockés de manière immuable.

Conservation numérique : Quelles sont les règles ?

Le CO autorise explicitement la conservation numérique, mais la soumet à des conditions : les documents doivent être lisibles à tout moment, non modifiables après leur création et imprimables sur demande dans un délai raisonnable. Concrètement, cela signifie :

• Pas de fichiers PDF en vrac sur le bureau qui peuvent être écrasés à tout moment.
• Les solutions cloud sont acceptables si le prestataire garantit le versioning et la protection d'accès.
• Les documents papier numérisés remplacent l'original si la qualité est suffisante et que l'original n'est pas légalement obligatoire (ce qui est rare).

Celui qui crée ses factures numériquement doit s'assurer que toutes les factures envoyées — y compris les corrections et les notes de crédit — sont archivées sans lacunes. Particulièrement pour les entreprises assujetties à la TVA, la traçabilité complète des taux facturés (8,1 %, 2,6 % pour l'alimentation, 3,8 % pour l'hébergement) est déterminante. Vous trouverez plus de détails sur les taux actuels et les obligations dans l'article TVA suisse 2026 — taux, obligations et règles spéciales.

Erreurs fréquentes dans la conservation des documents

1. Éliminer les documents après la fin d'un projet

Beaucoup de propriétaires de PME font le rangement après la fin d'un projet — et détruisent en même temps des documents qui doivent encore être conservés. Le délai de 10 ans commence à partir de la fin de l'exercice comptable, pas à partir de la fin du projet.

2. Conserver uniquement la facture imprimée, pas le fichier numérique original

Celui qui envoie ou reçoit des factures par e-mail devrait archiver à la fois le PDF et — dans la mesure du possible — l'e-mail associé. Lors d'un contrôle TVA, la preuve de la date d'envoi peut être pertinente.

3. Considérer les relevés de carte de crédit comme suffisants

Un relevé de carte de crédit prouve seulement qu'un paiement a eu lieu — pas à quoi il a servi. Pour le droit de déduire la TVA, il faut la facture d'achat originale avec mention de la TVA. Les seuls justificatifs de carte de crédit ne suffisent pas.

4. Oublier l'obligation de conservation en cas de restructuration

Si une entreprise est restructurée, le propriétaire change ou la société est dissoute, l'obligation de conservation ne s'éteint pas. Les documents doivent rester accessibles — c'est souvent une surprise lors de la vente de l'entreprise.

5. Ne pas documenter complètement les bulletins de paie

Les bulletins de paie pour les déclarations AVS et l'impôt fédéral direct doivent également être conservés 10 ans. S'il manque une année, cela peut être très difficile à reconstituer ultérieurement.

Conservation des documents et clôture d'exercice

L'obligation de conservation et la clôture d'exercice sont directement liées : sans documents complets, il est impossible de faire une clôture correcte. Les experts-comptables vérifient lors de la clôture d'exercice si les écritures sont couvertes par des justificatifs. Les documents manquants entraînent des questions, des corrections et, dans le pire des cas, une clôture non certifiée. Une archivage structuré des documents tout au long de l'année permet d'économiser considérablement du temps lors de la clôture d'exercice — et donc des honoraires.

Celui qui crée ses factures directement en format numérique et les archive a un avantage certain. Avec un générateur de factures comme SnapBill, toutes les factures créées sont automatiquement sauvegardées et peuvent être téléchargées à tout moment.

Conservation des documents externalisés

Celui qui externalise la comptabilité auprès d'un expert-comptable reste néanmoins personnellement responsable du respect des obligations de conservation. L'expert-comptable conserve généralement les documents pour le compte de l'entreprise — mais en cas de doute, l'obligation repose sur l'entreprise. Il est judicieux de clarifier explicitement dans le contrat de mandat qui conserve quoi et pendant combien de temps.

Résumé

• Délai : 10 ans à partir de la fin de l'exercice comptable concerné — pour pratiquement tous les documents pertinents pour la comptabilité.
• S'applique à : Factures émises et reçues, relevés de compte, documents de paie, contrats, justificatifs de frais.
• Conservation numérique autorisée : Oui, si immuable, lisible et imprimable sur demande.
• Relevés de carte de crédit seuls : Insuffisants pour la déduction de TVA.
• Responsabilité : Incombe toujours à l'entreprise, même en cas d'externalisation auprès d'un expert-comptable.
• Erreur la plus fréquente : Éliminer les documents après la fin d'un projet, avant l'expiration des 10 ans.

Une archivage structuré des documents demande peu d'efforts s'il est suivi de manière cohérente dès le départ. Celui qui attend que l'administration fiscale frappe à la porte paiera le rangement deux fois — en temps et en nerfs.