Akontorechnung: Welche Angaben zwingend draufgehören

Eine Akontorechnung ist keine gewöhnliche Rechnung – und genau dort liegt die Falle. Viele KMU und Freelancer verwenden einfach ihre Standard-Rechnungsvorlage, ändern den Betrag und schicken das Dokument raus. Was fehlt, fällt erst auf, wenn der Kunde die Zahlung verweigert, der Treuhänder nachfragt oder das Finanzamt die MWST-Abrechnung anzweifelt. Dieser Artikel zeigt, welche Angaben auf einer Akontorechnung zwingend vorhanden sein müssen – und was typischerweise fehlt.

Was eine Akontorechnung von einer normalen Rechnung unterscheidet

Formal ist eine Akontorechnung eine Rechnung für eine Teilzahlung vor oder während der Leistungserbringung. Sie begründet eine Forderung, ohne dass die Gesamtleistung bereits abgeschlossen ist. Das hat Konsequenzen für die Beschriftung:

• Der Begriff "Akontorechnung" oder "Anzahlungsrechnung" muss im Dokumenttitel sichtbar stehen. Ein simples "Rechnung Nr. 2026-041" ohne weiteren Hinweis schafft Verwirrung – für den Kunden, für die Buchhaltung beider Seiten und für die MWST-Abrechnung.
• Der Bezug zum Gesamtauftrag sollte erkennbar sein: entweder über eine Auftragsnummer, eine Projektbezeichnung oder eine explizite Formulierung wie "Akontozahlung gemäss Offerte Nr. 2026-007 vom 15. August 2026".
• Der ausstehende Restbetrag ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben, erhöht aber die Transparenz erheblich. Viele Kunden schätzen es, sofort zu sehen, wie viel nach der Anzahlung noch offen bleibt.

Die Pflichtfelder im Überblick

Die Rechnungsvorlage mit allen Pflichtfeldern für die Schweiz gilt als Grundlage – eine Akontorechnung braucht darüber hinaus einige zusätzliche oder angepasste Angaben.

Basisangaben (identisch mit jeder Rechnung)

Feld	Hinweis
Name und Adresse Rechnungssteller	inkl. UID-Nummer, falls MWST-pflichtig
Name und Adresse Rechnungsempfänger	genau wie im Auftrag
Rechnungsdatum	Datum der Ausstellung
Eindeutige Rechnungsnummer	aus lückenloser Nummerierung
Zahlungsfrist / Fälligkeitsdatum	z.B. "Zahlbar bis 30. September 2026"
IBAN oder QR-IBAN	für die Zahlung via Banküberweisung oder QR-Rechnung

Spezifische Angaben für Akontorechnungen

1. Klare Bezeichnung als Akontorechnung Schreiben Sie gross und deutlich: "Akontorechnung" oder "Anzahlungsrechnung". Manche Treuhänder empfehlen auch "Teilrechnung Nr. 1 von 3" bei mehrstufigen Projekten – das klärt sofort, in welchem Stadium der Abrechnung man sich befindet.

2. Beschreibung der Gesamtleistung Nicht nur "Akontozahlung", sondern wofür: "Akontozahlung für Webprojekt XY, Gesamtauftrag CHF 12'000.00 exkl. MWST". Ohne diesen Bezug kann der Empfänger das Dokument buchmässig nicht korrekt einordnen.

3. Höhe des Akonto-Betrags und Basis Halten Sie fest, ob der Akontobetrag einem fixen Frankenbetrag oder einem prozentualen Anteil entspricht. "30 % des Auftragswertes, CHF 3'600.00 exkl. MWST" ist klarer als nur "CHF 3'600.00".

4. MWST-Angaben – ein häufiger Fehler Wer MWST-pflichtig ist, muss auf der Akontorechnung dieselben MWST-Angaben ausweisen wie auf jeder anderen Rechnung: den anwendbaren Steuersatz (8.1 %, 2.6 % oder 3.8 %), den Nettobetrag, den MWST-Betrag und den Bruttobetrag. Die MWST entsteht grundsätzlich im Zeitpunkt der Rechnungsstellung (bei vereinbarter Methode) oder des Zahlungseingangs (bei vereinnahmter Methode). Fehlen diese Angaben, ist der Vorsteuerabzug für den Empfänger gefährdet.

5. Hinweis auf die zukünftige Schlussrechnung Ein kurzer Satz genügt: "Dieser Betrag wird auf der Schlussrechnung angerechnet." Damit ist für beide Parteien klar, dass das Akontomodell greift und keine separate Leistung in Rechnung gestellt wird.

Was bei der Nummerierung zu beachten ist

Die Rechnungsnummer der Akontorechnung muss in die allgemeine Rechnungsnummerierung eingebettet sein – sie darf keine Lücke hinterlassen. Wenn Sie beispielsweise für dasselbe Projekt zwei Akontorechnungen stellen, erhalten beide eigene, fortlaufende Nummern (z.B. 2026-041 und 2026-055). Die Schlussrechnung bekommt ebenfalls eine eigene Nummer und verweist auf die vorausgegangenen Akontorechnungen.

Ein verbreiteter Fehler: Akontorechnungen werden mit einem Suffix versehen ("Rechnung 2026-041a"), das nicht im Buchhaltungssystem vorgesehen ist. Das erschwert die Zuordnung und kann bei einer Revision Fragen aufwerfen.

QR-Rechnung: Besonderheiten bei Akontorechnungen

Wer in der Schweiz mit QR-Rechnung arbeitet, sollte im Zusatzfeld (Mitteilungsfeld) explizit vermerken, um welchen Auftrag es sich handelt und dass es sich um eine Anzahlung handelt. Der QR-Code enthält den konkreten Zahlungsbetrag – dieser muss mit dem auf der Akontorechnung ausgewiesenen Bruttobetrag übereinstimmen.

Der Artikel QR-Rechnung erstellen in der Schweiz – Schritt für Schritt erklärt, wie Sie den Einzahlungsschein korrekt aufsetzen, inklusive der richtigen Befüllung von Referenznummer und Mitteilungsfeld.

Häufige Fehler auf einen Blick

• Kein Titel "Akontorechnung": Das Dokument wird als normale Rechnung gebucht – auf beiden Seiten.
• Fehlender Gesamtauftragsbezug: Die Schlussrechnung lässt sich später nicht sauber mit der Anzahlung verknüpfen.
• MWST fehlt oder ist falsch berechnet: Gefährdet den Vorsteuerabzug des Empfängers und schafft Differenzen bei der MWST-Abrechnung.
• Kein Hinweis auf Anrechnung: Kunden zahlen allenfalls doppelt oder bestreiten später die Schuld.
• Falsche Nummerierung: Lücken oder Doppelungen in der Rechnungsnummer erschweren Revisionen.

Wer direkt loslegen möchte, kann mit der SnapBill App eine Akontorechnung erstellen, die alle Felder strukturiert abfragt und den QR-Einzahlungsschein automatisch generiert.

Auf einen Blick

Eine korrekte Akontorechnung enthält alle Standard-Pflichtfelder einer schweizerischen Rechnung plus vier zusätzliche Elemente: die klare Bezeichnung als Akontorechnung, den Bezug zum Gesamtauftrag, die MWST-Aufschlüsselung auf den Teilbetrag und einen Hinweis, dass der Betrag auf die Schlussrechnung angerechnet wird. Die Rechnungsnummer gehört in die fortlaufende Nummerierung. Wer diese Punkte konsequent umsetzt, vermeidet Buchungsfehler auf beiden Seiten und hält die MWST-Abrechnung sauber.