8. Mai 20262 Min

Rechnung schreiben als Freelancer in der Schweiz — Praxisleitfaden

Was Schweizer Freelancer auf der Rechnung brauchen: AHV-Status, MWST-Schwelle, Pflichtangaben und schnelle Vorlagen für den Alltag.

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Freelancen in der Schweiz heisst: alle Verwaltung selber machen. Rechnungen schreiben gehört zum Wochenrhythmus. Damit du das schnell und korrekt erledigst, hier die Praxis-Übersicht für 2026.

Status klären: Bist du wirklich selbständig?

Die SUVA und die AHV-Ausgleichskasse prüfen, ob du tatsächlich selbständig bist. Indizien:

Mehrere Auftraggeber gleichzeitig
Eigenes Geschäftsrisiko (du trägst Verluste)
Eigene Infrastruktur (Computer, Software, Räume)
Keine Weisungsgebundenheit
Eigene Rechnungsstellung mit dem eigenen Namen

Wer nur einen Auftraggeber hat und Stunden im Büro absitzt, wird oft als Scheinselbständig eingestuft — mit Nachzahlung der Sozialversicherungsbeiträge durch den Auftraggeber.

Pflichtangaben auf der Freelancer-Rechnung

Ohne MWST-Pflicht reichen:

Dein Vor- und Nachname plus Adresse
Empfängername und -adresse
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer (fortlaufend, z.B. 2026-001)
Leistungsbeschreibung mit Datum oder Zeitraum
Stundenansatz oder Pauschalpreis
Gesamtbetrag in CHF
Zahlungsfrist und Zahlungsdaten (IBAN oder QR-Rechnung)

Mit MWST-Pflicht kommen UID-Nummer und MWST-Satz dazu — alle Details in unserem Leitfaden zu MWST-Grundlagen und Rechnungs-Pflichtfeldern.

QR-Rechnung oder einfacher Einzahlungsschein?

Den orangen ESR-Schein gibt es seit Oktober 2022 nicht mehr. Du brauchst zwingend eine QR-Rechnung. Mit der SnapBill App erstellst du sie in unter einer Minute aus deiner bestehenden Word- oder PDF-Vorlage.

Stundensätze realistisch kalkulieren

Eine grobe Faustregel: Bruttojahreseinkommen-Ziel × 1.4 (für Sozialabgaben, Ferien, Krankentage, Weiterbildung) ÷ 1'500 produktive Stunden pro Jahr = Mindeststundensatz.

Beispiel: 120'000 CHF Jahreszielsalär × 1.4 ÷ 1'500 = 112 CHF/Stunde.

Bei MWST-Pflicht kommen 8.1% obendrauf — denn der Endkunde sieht den Bruttopreis und vergleicht mit anderen Anbietern.

Zahlungseingang beschleunigen

Klare Fälligkeit: "Zahlbar bis 12.06.2026" statt "30 Tage netto"
Skonto anbieten: 2% bei Zahlung innert 10 Tagen
Erinnerung drei Tage vor Fälligkeit — vor der Mahnung. Mehr dazu im Mahnwesen-Leitfaden.

Auf einen Blick

Status als Selbständige:r früh durch Ausgleichskasse bestätigen lassen (10.0% AHV/IV/EO)
MWST-Pflicht ab 100'000 CHF — darunter ohne, optional anmelden
Pflichtangaben: Name, Adresse, Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Betrag, IBAN
QR-Rechnung obligatorisch — am schnellsten via SnapBill App
Klare Fälligkeitsdaten statt "30 Tage netto" verkürzen Zahlungseingänge messbar

Häufige Fragen

Brauche ich eine Firmennummer als Freelancer?

Nicht zwingend. Als Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag reichst du Rechnungen unter deinem Vor- und Nachnamen aus. Sobald du MWST-pflichtig wirst oder ins Handelsregister eingetragen bist, brauchst du eine UID-Nummer der ESTV. Den Eintrag im Handelsregister kannst du freiwillig vornehmen, um Vertrauen zu schaffen.

Wie hoch ist die AHV-Beitragspflicht für Selbständige?

Selbständige zahlen 10.0% AHV/IV/EO auf das Erwerbseinkommen, ab einem Einkommen über 60'500 CHF voll, darunter mit einer sinkenden Skala. Die Anmeldung als Selbständige:r erfolgt bei der kantonalen Ausgleichskasse innerhalb von 90 Tagen nach Tätigkeitsbeginn — sonst riskierst du eine Nachforderung.

Muss ich auf der Rechnung 'inkl. MWST' schreiben?

Nur wenn du MWST-pflichtig bist. Unter der 100'000-CHF-Schwelle stellst du Rechnungen ohne MWST aus und schreibst keinen Satz an. Optional kannst du den Hinweis 'Nicht MWST-pflichtig' ergänzen, damit Kundinnen nicht nachfragen müssen.

Wie schnell sollte ich Rechnungen verschicken?

Idealerweise am gleichen Tag, an dem die Leistung beendet ist. Studien zeigen: je länger du wartest, desto länger dauert auch die Bezahlung. Setze ein Zahlungsziel von 30 Tagen netto und verschicke die Rechnung als PDF per E-Mail mit klarer Betreffzeile — Posttext sollte den Rechnungsbetrag und das Fälligkeitsdatum enthalten.

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